Privacybeleid RKSVO

Versie januari 2019

RKSVO hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. RKSVO houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid;

  • Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid;

  • Verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

  • Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;

  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;

  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, jou hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als RKSVO zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens.

Adres accommodatie:

RKSVO

Sportpark de Houwakker

Houwakker 31 

6035 PK Ospel

Telefoon: 0495-633060 

Correspondentieadres:

RKSVO
Gruttostraat 3
6035 GE Ospel
Telefoon: 06-13687333

 

Verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden door RKSVO verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan verschillende overeenkomsten;

  • Ervoor zorgdragen dat de sport goed kan worden beoefend;

  • Het beheren van onze sponsorrelaties;

  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

  • Informeren van de leden en vrijwilligers;

  • Individuele foto’s en teamfoto’s plaatsen op de website;

  • Ervoor zorgdragen dat de veiligheid van de jeugd wordt gewaarborgd.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Het uitvoeren van een overeenkomst. Denk dan aan de ledenovereenkomst, de vrijwilligersovereenkomst of de sponsorovereenkomst.

Er zijn verschillende doeleinden waarvoor RKSVO je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die RKSVO uitvoert, verzamelt en verwerkt, verwerkt RKSVO de persoonsgegevens van de relatie:

  1. Wanneer desbetreffend persoon lid van RKSVO is/wordt:

  1. Voor het verwerken van de contributie en andere betalingen.

  2. Voor het informeren over teamindelingen, competitie-indelingen en wijzigingen.

  3. Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen en vergaderingen.

  4. Voor de inschrijving bij de Koninklijke Nederlandse Voetbalbond (KNVB).

  1. Wanneer desbetreffend persoon vrijwilliger van RKSVO is/wordt:

  1. Voor het eventueel uitbetalen van vrijwilligersvergoeding of onkosten.

  2. Voor het informeren over werkroosters.

  3. Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen en vergaderingen.

  4. Voor de inschrijving bij de Koninklijke Nederlandse Voetbalbond (KNVB).

  1. Wanneer de desbetreffende persoon sponsor van RKSVO is/wordt:

  1. Voor het verwerken van sponsorbedragen.

  2. Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten.

  3. Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen en vergaderingen.

  1. Wanneer desbetreffende persoon leverancier van RKSVO is/wordt:

  1. Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door RKSVO.

  2. Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen en vergaderingen.

  1. Wanneer de desbetreffende persoon mogelijk lid wordt van RKSVO:

  1. Voor het onderhouden van het contact tot het moment dat je lid wordt of ervan afziet.

  1. Wanneer desbetreffende persoon deelneemt aan een evenement c.q. het evenement bezoekt dat georganiseerd wordt door RKSVO:

  1. Voor het verwerken van de geldelijke bijdrage

  2. Voor het informeren over het evenement

  3. Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen en vergaderingen.

  1. Wanneer desbetreffende persoon contact opneemt met RKSVO via e­mail, Facebook, Twitter of andere social media:

  1. Voor het onderhouden van het contact.

LET OP: sponsors en leveranciers als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de

gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor

minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Het uitvoeren van een overeenkomst. Denk dan aan de ledenovereenkomst, de vrijwilligersovereenkomst of de sponsorovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan RKSVO de volgende persoonsgegevens van jouw vragen:

  • naam, adres, woonplaats

  • relatiecode KNVB 

  • geslacht

  • geboortedatum

  • geboorteplaats

  • telefoon

  • e-mailadres

  • kopie ID

  • pasfoto,

  • bankgegevens

  • betaalgegevens

  • aanvang lidmaatschap

  • afmelddatum lidmaatschap

De persoonsgegevens worden door RKSVO opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Door wie worden persoonsgegevens verwerkt?

De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers en werknemers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om contributie te heffen. De trainer van een team mag hier geen gebruik van maken, en heeft dan ook geen toegang tot dit gegeven.

Verwerking van de persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn.

Administraties/Systemen

RKSVO voert een aantal administraties om de voetbalclub draaiende te houden. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren.

Administratie/Systeem

Aanmeldformulier

Sportlink

Voetbal.nl

Wedstrijdzaken.nl

Financiële administratie 

Website RKSVO

Dropbox RKSVO

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Het kan voorkomen dat jij of jouw kind op een foto op onze website staat. Mocht je hier bezwaar tegen hebben dan kun je een verzoek tot correctie (bijvoorbeeld door het onherkenbaar maken van het gezicht) of complete verwijdering van de betreffende foto(‘s) sturen naar redactie@rksvo.nl

Op de vereniging is camerabewaking geïnstalleerd. Het camerasysteem is bedoeld voor toezicht in het private domein en de aanwezigheid van het systeem is duidelijk aangegeven bij de entree van het sportpark en op het gebouw. De beeldinformatie wordt 28 dagen digitaal opgeslagen op de harde schijf van de recorder. Na 28 dagen wordt de beeldinformatie automatisch verwijderd. De beeldinformatie is voor livebeelden zichtbaar op de monitor in de kantine. Het terugkijken van beeldinformatie is afgeschermd door middel van gebruikersnaam en wachtwoord. Uitsluitend de hiervoor aangestelde personen kunnen de recorder benaderen voor het bekijken en veiligstellen van beelden.

E-mail 

RKSVO verstuurt nieuwsbrieven via e-mail om personen te informeren over de ontwikkelingen binnen de voetbalclub. Daarnaast worden e-mails verstuurd om evenementen aan te kondigen, zoals clubacties, nieuwjaarsborrel, het vrijwilligersfeest, etcetera. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door de afmeldlink in de e-mail te gebruiken of door te antwoorden op de e­mail.

Foto’s en video’s

Gedurende wedstrijden, toernooien en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door onze huis-/wedstrijdfotograaf, andere leden of cameraman. Deze foto’s en/of video’s kunnen op de website van RKSVO of social media terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op staat die jouw privacy aantast, stuur dan een e-mail naar redactie@rksvo.nl, onder vermelding van de referentie naar de foto/video.

RKSVO heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien je van mening bent dat RKSVO hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met RKSVO via redactie@rksvo.nl met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. RKSVO zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft RKSVO geen verantwoordelijkheid, tenzij door RKSVO zelf geplaatst.

Recht van verzet

Indien je in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een e-mail naar redactie@rksvo.nl met de beschrijving welke informatie je niet meer wil ontvangen. Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben in onze ledenadministratie, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie. Je kunt hiervoor een mail sturen naar ledenadministratie@rksvo.nl .

Social media

RKSVO gaat graag, via het web en (eigen) social media kanalen, in dialoog met leden, vrijwilligers, gebruikers van apps en bezoekers van de website. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. RKSVO volgt actief hiervoor het internet en social media kanalen, zoals Facebook en Twitter. Hierbij spant RKSVO zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of er proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. RKSVO behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren, kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voor komen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, RKSVO (persoons)gegevens vast zal leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met dit

privacybeleid verwerkt. RKSVO is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar social mediakanalen of de content op haar social mediakanalen. Indien je vragen of opmerkingen hierover hebt, kun je contact opnemen met RKSVO via redactie@rksvo.nl 

Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers

Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen RKSVO, kan de desbetreffende vrijwilliger/werknemer gebruikmaken van communicatiemiddelen waarop RKSVO geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e­mails, WhatsApp/Messenger, direct messages zoals via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, etcetera. De vrijwilligers en werknemers moeten zich houden aan dit privacybeleid. Voorbeelden van communicatie via WhatsApp: een leider die alle ouders en kinderen in een groepsapp toevoegt of de scheidsrechtercoördinator die alle scheidsrechters in een groepsapp toevoegt.

Websites van RKSVO en andere websites

Op de website van RKSVO tref je een aantal links aan naar andere websites. RKSVO draagt echter geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met jouw gegevens. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die je bezoekt. De volgende website valt onder verantwoording van RKSVO: www.rksvo.nl 

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken, indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen, waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden, indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

RKSVO bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, danwel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens RKSVO van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;

  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

  • Wij maken van tijd tot tijd back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

  • Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens 

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of, in opdracht van jou, direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren, voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij jou hierover direct contact met ons op te nemen via redactie@rksvo.nl. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Meldpunt kwetsbaarheden

Ben je deskundig en ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden via redactie@rksvo.nl. Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren.

Volg ons op Facebook